On dit souvent que le sport est un jeu d’erreurs : l’équipe gagnante est celle qui en a fait le moins. On peut en dire autant en affaires, où la moindre erreur peut se révéler fort coûteuse. Meryam Smires, CPA, met le doigt sur les plus courantes, nous les explique et nous montre comment les éviter. Prenez des notes !
Connaissez-vous la différence entre un crédit d’impôt et une déduction ?
Cette question, Léger Marketing l’a posée à des milliers de Québécoises et Québécois dans le cadre d’un sondage en 2016.
Si vous avez répondu par l’affirmative, vous avez fait comme 71 % de vos concitoyen·nes
Et pourtant, seulement 18 % des répondant·es avaient la bonne réponse.
Vous rétorquerez peut-être que ce n’est pas si important de connaître la différence entre une déduction et un crédit d’impôt. Pour la plupart des gens, vous avez probablement raison.
Mais comme dirigeant·e d’entreprise, il est primordial que vous connaissiez et compreniez la terminologie comptable. Comprendre les mots vous aidera à comprendre votre entreprise.
Tous les jours, dans tous les aspects de votre entreprise, il y a des erreurs qui peuvent être coûteuses, et souvent, bien au-delà d’une question de terminologie.
Meryam Smires en a répertorié 20, qu’elle a regroupé en 4 volets :
- Comptabilité
- Finance
- Gestion de trésorerie
- Stratégie financière
Volet comptabilité
En mars 2020, au début de la pandémie, les entreprises ont vécu des turbulences aussi énormes que soudaines. Du jamais vu pour la plupart d’entre elles.
Nombre de clients de Meryam sont retournés à leurs chiffres pour prendre les décisions qui s’imposaient. Pour plusieurs, ce fut une douloureuse prise de conscience : l’incertitude soudaine exigeait une compréhension beaucoup plus fine de la comptabilité que ce dont ils et elles étaient capables.
Voici les 5 erreurs les plus communes d’après notre CPA :
- Avoir une tenue de livres déficiente.
- Émettre des factures non conformes.
- Avoir une charte comptable inadéquate.
- Ne pas conserver les documents justificatifs.
- Ne pas faire de conciliation bancaire.
Arrêtons-nous un instant à la charte des comptes, le troisième point.
Trop d’entreprises, même de toutes petites PME, ont une charte qui a des allures de liste d’épicerie : plusieurs dizaines de comptes, les uns à la suite des autres, sans catégories, sans regroupements, étalés sur plusieurs pages.
Votre charte comptable, c’est l’ossature de votre comptabilité. Elle doit refléter la structure de votre organisation et répondre à la question : qu’est-ce qui est important dans mon entreprise ?
Un exemple simple : si vous avez deux divisions, il serait opportun que la catégorie Revenus reflète cette dualité ; sans avoir à chercher, un coup d’œil devrait suffire pour savoir où chacune des divisions en est côté revenus, plutôt que d’avoir un seul montant où tous les revenus sont amalgamés.
De fait, la manière de structurer votre charte comptable aura une incidence importante sur votre acuité stratégique (sachant qu’une bonne stratégie repose sur une analyse fine d’une situation donnée).
Volet finance
Grande catégorie que celle de la finance. Elle englobe autant votre dossier de crédit que les rentrées et sorties d’argent, qu’elles soient sur le plan personnel ou professionnel.
Encore là, 5 erreurs courantes :
- Ne pas faire de différence entre ses finances personnelles et celles de l’entreprise.
- Être négligent avec son crédit personnel.
- Ne pas être à jour avec les agences de revenu.
- Ne pas comprendre ses états financiers.
- Ne pas s’impliquer dans sa gestion financière.
Examinons le point no 4 « Ne pas comprendre ses états financiers ».
C’est malheureusement le cas de trop d’entreprises. Grave erreur ! Vos états financiers, c’est votre GPS.
Combien coûte votre personnel ? Votre loyer ? Quels sont vos frais fixes mensuels ? Combien facturez-vous par mois ? Y a-t-il une variation selon la période de l’année ? Quels sont les frais que vous devez engager pour toucher 100 $ de revenus ? Quelle est votre marge de profit par produit ou service ?
On pourrait allonger à l’infini la liste des questions, et surtout ajouter celle-ci : comment prendre des décisions d’affaires lorsqu’on n’a pas les données de base ?
Ne pas comprendre ses états financiers est un péché pour les entrepreneurs, et c’est jouer avec le feu si vous êtes dans un secteur très concurrentiel dont les marges sont minces.
Si vous avez des questions, adressez-vous à votre comptable. Ils et elles sont là pour ça.
Volet gestion de trésorerie
Qu’on dise cash flow, flux de trésorerie, flux de liquidités, fonds de roulement, on renvoie toujours à la même réalité : il s’agit de l’argent qui entre et sort de l’entreprise sur une période donnée.
Bien gérer sa trésorerie est une compétence que tout entrepreneur devrait posséder.
Voici 5 choses à ne pas faire en cette matière :
- Ne pas se faire payer assez rapidement.
- Ne pas rapporter les prévisions à leur plus simple numérateur.
- Ne pas établir de budget de fonds de roulement.
- Utiliser son crédit à court terme pour financer des équipements.
- Dépenser sans faire de plan d’investissement.
L’un des points les plus importants dans la gestion de la trésorerie, ce sont les comptes clients (communément appelés comptes recevables), c’est-à-dire ce que vos clients vous doivent.
Vous êtes mal à l’aise de téléphoner à l’un de vos clients qui négligent de vous régler ? Ne le soyez pas.
La base de la relation d’affaires, c’est de donner quelque chose (généralement un produit ou service) en échange d’autre chose (généralement de l’argent).
Chacune des parties doit jouer selon les règles. Ne vous en faites pas, car s’il vous arrivait de promettre une livraison le lundi et que le mercredi, votre client n’a toujours rien reçu, il vous téléphonerait. C’est de bonne guerre.
Votre facture est due pour le 30 avril ? Si elle n’est pas réglée le 1er mai, avisez.
C’est sain. C’est normal. Et c’est essentiel pour votre trésorerie.
Volet stratégie financière
Certes, l’opérationnalisation est essentielle au sein d’une entreprise. La preuve est que lorsqu’il y a un pépin dans les opérations, on arrête tout pour régler le problème le plus rapidement possible : c’est une urgence.
Comme il n’y a pas d’urgence dans la stratégie, on peut être porté à la repousser aux calendes grecques.
Ce serait une erreur : la stratégie est votre levier de croissance.
Voici 5 erreurs que Meryam observe souvent en matière de stratégie :
- Avoir une veille stratégique inadéquate.
- Ne pas s’assurer d’avoir des produits et services profitables.
- S’éparpiller.
- Ne pas voir la comptabilité comme un outil de gestion.
- Jouer en solo.
Examinons le premier élément.
La veille stratégique, c’est savoir ce qui se passe dans votre écosystème. Bien connaître vos concurrents, leurs forces, leurs faiblesses, l’apparition de nouveaux. Comprendre — anticiper ! — l’évolution des besoins de vos clients. C’est même guetter tout mouvement législatif, politique, environnemental, technologique qui pourrait avoir une incidence sur votre industrie.
À court terme, l’aspect opérationnel gagne.
Mais à moyen et long termes, c’est le cadre stratégique qui vous donnera une longueur d’avance sur vos concurrents.
Ne commettez pas l’erreur de le négliger !
* * *
Si Meryam Smires pointe des failles qu’elle voit souvent chez les entrepreneurs et entrepreneures comme vous, c’est pour mieux les aider, pas pour juger.
Et si vous voulez vous aider vous-même, allez écouter la vidéo : vous apprendrez beaucoup.
