détails de l’offre d’emploi

LIEU DE TRAVAIL : Québec

QUART DE TRAVAIL : Jour

DATE D’ENTRÉE EN POSTE : Dès que possible

RÉGIONS DESSERVIES : Capitale-Nationale

TYPE : Temps plein

NOMBRE D’HEURES SEMAINE : 35 heures

APPLIQUEZ AVANT LE : 29 janvier 2022

Nos bureaux seront fermés du 22 décembre 2021 au 4 janvier 2022 inclusivement. Nous affichons donc nos opportunités d’emplois sur une plus longue période. Les entrevues téléphoniques sont prévues dans les semaines suivant notre retour.

Faire parvenir votre curriculum vitae et votre lettre de motivation via le formulaire ci-dessous. Veuillez noter que seules les personnes dont la candidature est retenue seront contactées.

Description du poste

En collaboration avec votre équipe, vous offrirez un soutien administratif afin de répondre aux besoins de l’ensemble des équipes opérationnelles d’Evol.

Profil recherché

Qualifications requises

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou collégiales (DEC) en techniques de bureautique ou en administration ;
  • 1 à 2 années d’expérience dans un poste administratif/secrétariat ;
  • Avoir une maîtrise avancée de la suite bureautique de Google Drive (particulièrement avec les tableurs) et être très à l’aise dans un environnement technologique avancé ; 
  • Détenir une excellente maîtrise de la langue française et anglaise tant à l’oral qu’à l’écrit ainsi qu’une excellente capacité rédactionnelle ;
  • Autres exigences : être disponible principalement du lundi au vendredi.

Compétences professionnelles

  • Posséder d’excellentes aptitudes à communiquer et à utiliser un vocabulaire précis ;
  • Être une personne organisée, avec un bon sens des priorités permettant de respecter les échéanciers ;
  • Savoir faire preuve de diplomatie, bienveillance et ouverture ;
  • Posséder rigueur, précision et souci du détail ;
  • Avoir le sens de l’initiative et des responsabilités ;
  • Être polyvalente et avoir la capacité à travailler sous pression tout en effectuant différentes tâches simultanément.

Responsabilités

Soutien administratif

  • Soutenir les membres des différentes équipes dans l’organisation de leurs tâches administratives respectives (publipostage, création de documents, de tableurs, de présentations, de sondages, numérisation de contrats, création de modèles de lettres, lettres de révision de taux, mise à jour de bases de données, etc.) ;
  • Participer à différentes rencontres formelles, rédiger les comptes rendus au besoin et assurer les suivis des différentes actions à mettre en place, et ce, dans le respect des échéanciers ;
  • Ouvrir les dossiers de notre clientèle, dans les outils informatiques appropriés, effectuer le classement (papiers ou virtuels), l’archivage et tenir à jour les bases de données informatiques ;
  • Rédiger des lettres, des rapports ou tout autre type de document, en assurer la révision linguistique et la mise en page ;
  • Participer et soutenir les coordonnateur·rice·s de projets régionaux et les directions régionales lors de certains événements corporatifs et promotionnels ;
  • Soutenir, coordonner et organiser les rencontres de territoires et les réunions des comités d’investissements régionaux (invitations des collègues et/ou des membres, réservations des salles dans différents locaux ou virtuellement, traiteur, équipements et documentations nécessaires, ordre du jour, comptes rendus, procès-verbaux et suivis, rédaction et envoi de projets résolutions, etc.) ;
  • Préparer des sondages via Google Forms et compiler les résultats obtenus ;
  • Créer des tableurs à des fins de statistiques et de reddition de comptes ;
  • Configurer et mettre à jour différents outils informatiques ;
  • Assurer le suivi des dossiers de notre clientèle, et ce, dans le respect des échéanciers prévus ;
  • Assurer le suivi des comptes à payer et veiller à ce que les factures et documents reliés soient correctement classés ;
  • Effectuer le traitement des formulaires Visa et comptes de dépenses et s’assurer que les factures sont dans les bons dossiers.

Accueil et réception

  • Assurer l’accueil de la clientèle, membres du Conseil d’administration et autres visiteurs se présentant au siège social ;
  • Au besoin, préparer les salles accueillant le conseil d’administration (coordination des repas, salles, s’assurer que tous les éléments soient en place) ;
  • Effectuer la distribution du courrier interne, gérer les envois et réceptions de colis et paquets.

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